Fête officielle entre collègues, événement networking, célébration d’une réussite pour l’entreprise… de nombreuses raisons peuvent inciter à organiser une grande réception. Mais l’organisation d’un tel événement professionnel n’est pas chose aisée. Avant toute chose, vous allez devoir effectuer des choix pour donner une direction définitive à l’organisation de la réception. Armés de vos décisions de base, vous pourrez faire appel à un traiteur pour événement professionnel qui vous aidera efficacement dans la réussite de votre événement.
Tout commence par le choix du lieu
Un événement professionnel doit avoir une certaine apparence, un ton, et celle-ci est en grande partie dictée par le lieu choisi. Par exemple, organiser un dîner dans une salle conçue pour accueillir des séminaires professionnels donne immédiatement un aspect formel. En revanche, si le même dîner est organisé dans une salle des fêtes ou dans un lieu de caractère (comme un château), le ton sera plus détendu, tout en garantissant un certain cachet, du standing, aux organisateurs.
Dans le choix du lieu, il faut également penser à l’accessibilité. Pour les adeptes de la voiture, il faut veiller à un accès aisé via les grands axes routiers ainsi qu’à la présence d’un parking avec un nombre suffisant de places. Pour le respect de l’environnement, on cherchera plutôt la proximité des transports en commun, ainsi qu’à adapter les horaires de l’événement à ceux-ci.
Choisir un menu adapté à ses invités
Plusieurs facteurs entrent en compte ici, à commencer par la longueur de l’événement. S’il s’agit d’un simple discours, d’une petite présentation, un accueil de type petits-fours et champagne fera l’affaire. Les convives pourront ensuite s’organiser entre eux pour manger dans les environs. À ce sujet, il serait préférable de vérifier la proximité de lieux de restauration et d’adapter les horaires de l’événement en conséquence.
À l’inverse, un événement plus long devrait comporter un repas chaud, que ce soit le midi ou le soir. La qualité de ce repas se doit d’être adaptée au standing de l’événement, ainsi qu’au cachet du lieu choisi.
Vient ensuite le choix du menu. Il faudra soit proposer plusieurs choix (avec réservation à l’avance), soit utiliser un menu identique pour tous, en respectant les besoins et sensibilités de chacun : choix végétarien, choix sans gluten… Idéalement, vous pourrez vous reposer sur l’expérience de terrain d’un traiteur professionnel comme Le Couturier du Goût.
Avec ou sans animations ?
Plus un événement sera long, plus il sera nécessaire d’ajouter des distractions. Le repas à lui seul ne suffira pas. Ainsi, il est plutôt courant d’agrémenter le tout avec de la musique, des discours ou des interventions. Beaucoup de salles de réception sont équipées d’enceintes. Mais de la simple musique ne suffira pas si vous souhaitez donner plus d’allure à votre événement professionnel.
Vous pouvez également inviter un DJ en fin de soirée et ajouter une mise en lumière pour créer une ambiance réellement divertissante. Dans ce cas, il vous faudra d’abord vérifier les équipements de la salle et, au besoin, apporter du matériel audiovisuel ou en louer.
La question des repas assis ou debout
Si le repas ne doit pas être trop copieux, se pose alors la fameuse question : repas assis ou debout ? Chaque possibilité comporte ses avantages et ses inconvénients :
- Manger assis nous semble plus naturel, permet de structurer la salle avec des tables et des chaises, et offre une atmosphère plus détendue pour engager de longues conversations ;
- Manger debout permet non seulement d’alléger le repas mais surtout d’assurer une plus grande mobilité aux participants. La salle peut être laissée vide, entourée de tables sur lesquelles sont disposés les petits fours et les boissons, ou bien structurée par des tables hautes autour desquelles les convives peuvent se rassembler.
Le repas assis est plutôt propice aux événements comportant des discours et où la priorité est donnée aux longs échanges constructifs.
En revanche, le repas debout, comme un cocktail dînatoire, présente des avantages pour le networking. En effet, les participants peuvent s’y déplacer plus facilement et multiplier les rencontres. C’est aussi plus pratique pour les événements peu contraignants, où plusieurs participants peuvent être amenés à quitter la réception en cours pour des raisons d’emploi du temps serré.
Créer une mémoire de l’événement
Un événement professionnel se doit d’être utile pour ses organisateurs et ses participants. Ne fût-ce que pour une question d’image de marque, l’organisateur a tout intérêt à inscrire cet événement dans la mémoire des participants. L’organisation impeccable, le repas savoureux, l’ambiance générale… autant d’éléments qui contribuent au succès immédiat. Mais pour obtenir un succès sur le plus long terme, il ne faut pas hésiter à rappeler l’événement à ses participants.
Pour ce faire, vous pouvez engager un photographe professionnel, ou un vidéaste, qui immortalisera des scènes, des portraits de participants, des éléments de décor. Ensuite, vous pourrez créer un compte-rendu de l’événement et agrémenter celui-ci des prises de vue. Ce compte-rendu sera envoyé aux participants, aux partenaires intéressés, et leur permettra de revivre leurs souvenirs, voire de les partager avec les absents.
Ce qu’il faut retenir de tout cela : votre événement professionnel doit être préparé longtemps à l’avance. La salle adéquate doit être réservée assez tôt et l’événement doit être annoncé dès que la date est fixée (sous forme de « Save the date« ). Pour garantir sa réussite, faites confiance à un traiteur pour événement professionnel comme l’est Le Couturier du Goût. Vous pouvez quoi qu’il en soit compter sur votre traiteur à Limoges pour vous aider grâce à notre expérience en la matière !