Organiser sa réception
L’organisation d’un évènement suppose des étapes à respecter. Ledit évènement peut être un mariage, une soirée, un anniversaire, etc. Même si les buts ne sont pas les mêmes, l’organisation de chacune de ces réceptions doit se faire avec le plus grand sérieux qui soit. Organiser demande de la méthode et surtout de la rigueur, car rien ne doit être fait par hasard. De même, rien d’important ne doit être négligé. Il existe de nombreuses tâches à accomplir. Parfois, on a l’impression qu’elles ne se termineront jamais : il faut faire des prévisions et plusieurs recherches… Toutes ces actions nécessitent une méthode irréprochable, faute de quoi, le stress risque de s’installer. C’est l’une des raisons pour lesquelles certaines personnes décident dès le départ de confier l’organisation de leurs évènements aux professionnels. Ces derniers maîtrisent mieux l’évènementiel. Toutefois, il vous est possible d’y arriver vous-même, en suivant quelques conseils importants.
Planifier l’événement
Planifier, c’est le maître mot d’un évènement. En effet, la planification vous donne l’allure de votre évènement. Il faut donc s’y mettre au plus vite. Elle peut se faire en quelques heures. N’attendez pas d’être à une semaine de l’échéance pour planifier votre évènement ! Il n’y a certes pas une durée précise à se fixer à l’avance. Néanmoins, vous pouvez déjà vous y mettre deux ou trois mois à l’avance, pour mieux vous préparer moralement et financièrement. Dans cet élan, vous devez penser au nombre d’invités, au lieu de réception, aux différentes prestations et animations de l’évènement, aux moyens humains et logistiques à installer, au budget nécessaire… Il faut procéder à une simulation de l’évènement, du début à la fin, en essayant de budgétiser chaque grande ligne. Pour commencer, le lieu sera fonction du nombre et de la qualité des invités à recevoir. S’il s’agit de hautes personnalités d’une entreprise, il est préférable d’opter pour une salle élégante et un décor chic. Mais pour la famille et les amis, il est possible de choisir un espace ouvert, à défaut d’exploiter une maison assez spacieuse. Le choix des repas se fait également selon la qualité des invités. Vous pouvez opter pour des plats à la fois variés et adaptés à une alimentation commune. De même, l’option des mets typiques d’une région constitue une excellente formule. Il faut prévoir des animations et évaluer les coûts de la sonorisation. Prenez en compte tous les détails, y compris les situations imprévues afin d’avoir le vrai coût global de l’évènement !
Faire une « To Do List »
La « To Do List » est un grand allié, même lorsqu’il s’agit de faire les courses ou préparer les bagages pour un voyage. Pour un mariage, un cocktail ou une soirée de gala, il est important de noter chaque information. Le mieux, c’est d’y aller au cas par cas. C’est le moment d’être le plus exhaustif possible et de diviser les tâches en sous tâches, en cas de besoin. La « To Do List » est en réalité un organigramme de tâches, dans lequel celles-ci doivent figurer en entier, y compris les plus banales. Même si vous avez les moyens de sous-traiter certaines tâches, comme le recours à un service traiteur pour les repas ou à un DJ pour la sonorisation, il faut néanmoins noter les points qui vous aideront à effectuer le contrôle des travaux et réaliser les choix définitifs. Toutes les actions doivent apparaître dans votre « To Do List » : les visites chez les fleuristes ; les demandes de renseignement sur la logistique… Pour plus de clarté et de compréhension de votre organigramme, vous pouvez utiliser Google Task, disponible sur Gmail. Cet outil vous permet de noter vos tâches ou listes de tâches, pour ensuite les réorganiser. Microsoft Office Excel est aussi une excellente solution. Vous pouvez créer une colonne pour les délais d’exécution et une colonne pour les tâches à accomplir.
Faire un Mind Map des prestataires et leurs rôles
Le Mind Mapping est une représentation visuelle sous forme de directives, qui classe les idées selon qu’elles sont prioritaires ou secondaires. Le sujet central est donc l’intitulé de votre projet. Il est conseillé, pour les idées primaires ou de niveau 1, d’en avoir entre 5 et 7. Les idées de niveau 2 doivent également être bien formulées. Enfin, toutes ces idées sont embellies par des formes et couleurs reparties pour désigner chaque tâche. Grâce à cette technique, vous aurez une meilleure visibilité de votre projet. La compréhension sera aisée pour toutes personnes concernées par le projet. Vous pouvez utiliser Freemind, Freeplane ou encore XMIND, qui sont des outils de Mind Mapping gratuits. Ils vous permettent de lister chaque prestataire choisi ainsi que son rôle pendant la réception. Chaque fonction ou sous tâches de votre « To Do List » doit correspondre à un acteur. Vous penserez bien sûr à maîtriser les compétences de chaque prestataire, de façon à ce qu’il soit à la hauteur de sa tâche. Vous aurez donc plus de chance de réussite de votre réception en confiant la bonne charge au bon prestataire. Et le Mind Map vous donnera une vue d’ensemble, en vous facilitant la correction des erreurs potentielles d’attribution des tâches. Il faudra donc rapidement combler les vides, pour avoir un ensemble de tâches parfaitement reparties.
Être clair et précis sur le rôle et la mission de chacun
Avec votre outil de Mind Mapping sous la main, il sera difficile de vous tromper. En formulant chaque tâche, il faut vous assurer de sa clarté. Cela vous évitera les incompréhensions, qui aboutissent souvent aux tâches mal ou non effectuées à cause des prestataires n’ayant pas entièrement maîtrisé leurs rôles. Vous ne pouvez pas tout faire seul. Alors, chaque acteur devra connaître tous les contours de sa mission. Cette opération est très importante, car elle vous donne la possibilité de tout contrôler. Ainsi, vous saurez exactement à qui imputer les responsabilités en cas de faille. Le mieux pour vous serait d’attribuer une fonction à un seul acteur. En cas de besoin, vous pouvez vérifier une fois de plus toutes vos étapes, depuis la planification jusqu’à l’organigramme, pour être sûr que tout est bien noté, clair et attribué aux prestataires. Vous devez ensuite faire connaître à chacun d’eux sa mission, en rappelant le but principal, qui est la réussite de votre réception. Assurez-vous que tout le monde maîtrise les enjeux de cet évènement ! De la sorte, les fonctions seront exécutées avec un peu plus de détermination.
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